Elektronische Rechnungsstellung: Stadt ellwangen

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Elektronische Rechnungsstellung

Rechnungen elektronisch über den E-Rechnungseingang übermitteln

Wenn Ihr Unternehmen Leistungen für die Stadt Ellwangen erbringt, können Sie Ihre Rechnungen elektronisch über den Zentralen E-Rechnungseingang Baden-Württemberg (ZRE) einreichen. Das betrifft Rechnungen an alle Abteilungen der Stadtverwaltung Ellwangen. Der E-Rechnungseingang kann über den folgenden Link erreicht werden:
https://service-bw.de/erechnung

Wenn Sie eine E-Rechnung an die Stadt Ellwangen richten wollen, ist die folgende Leitweg-ID zwingend anzugeben:
08136019-A2750-90

Über die Leitweg-ID erfolgt die eindeutige Zuordnung einer E-Rechnung zur Stadt Ellwangen als Rechnungsempfänger. Bitte geben Sie deshalb bei jeder Rechnungsstellung diesen 20-stelligen, sprechenden Schlüssel an.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung - das ist nicht einfach nur das Abbild einer Papierrechnung, beispielsweise als PDF. Elektronische Rechnungen müssen

  • maschinenlesbar sein und
  • in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht; (als XML-Dokument, Bilddatei reicht nicht, PDF-Dokument nur,wenn es die Spezifikation ZUGFeRD 2.0 erfüllt).

Der ZRE nimmt elektronische Rechnungen im Standard XRechnung und in anderen Formaten, die den Anforderungen der Europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entsprechen, entgegen. Der Standard XRechnung wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) herausgegeben.
Weitere Fragen rund um die E-Rechnung finden Sie in den FAQ.

Verfahrensablauf

Folgende Übertragungskanäle können Sie für das Einreichen der elektronischen Rechnung nutzen:

  • Hochladen/Upload
  • E-Mail an rechnung@service-bw.bwl.de und
  • PEPPOL (derzeit noch nicht verfügbar).

Ihre Rechnung gilt als beim Rechnungsempfänger zugestellt, wenn sie erfolgreich bei der ZRE eingegangen ist.

Folgende Formate sind für rechnungsbegründende Anlagen zulässig:

  • PDF-Dokumente
  • Bilder (PNG, JPG)
  • Textdateien (CSV)
  • Excel-Tabellendokumente (XLSX)
  • OpenDocument-Tabellendokumente (ODS)

Rechnungsbegründende Unterlagen können Sie als Anlage in die Rechnung einbetten oder von ihr referenzieren. Für die Referenzen auf rechnungsbegründende Unterlagen werden die Protokolle HTTP und HTTPS unterstützt.
Andere Formate sind im Vorfeld ihrer Verwendung mit dem Rechnungsempfänger abzustimmen.
Rechnungen dürfen einschließlich der rechnungsbegründenden Unterlagen einen Maximalumfang von 15 MB nicht überschreiten und maximal 100 rechnungsbegründende Unterlagen aufweisen.

Bitte beachten Sie, dass Sie als Rechnungssteller elektronische Rechnungen im Originalformat elektronisch aufbewahren müssen.

Rechtsgrundlagen

EU-Richtlinie 2014/55/EU
https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32014L0055&from=DE
Aufgrund der EU-Richtlinie 2014/45/EU sind Unternehmer ab April 2020 berechtigt, für alle oberschwelligen Vergaben (EU-weite Ausschreibungsverfahren) Rechnungen elektronisch einzureichen.

§ 4a E-Government-Gesetz Baden-Württemberg (Elektronischer Rechnungsempfang; Verordnungsermächtigung)
http://www.landesrecht-bw.de/jportal/?quelle=jlink&query=EGovG+BW+%C2%A7+4a&psml=bsbawueprod.psml&max=true

E-Rechnungs-Verordnung des Landes Baden-Württemberg (ERechVOBW)
http://www.landesrecht-bw.de/jportal/?quelle=jlink&docid=VB-BW-GBl2020101-1&psml=bsbawueprod.psml&max=true  


Weitere Informationen
• Standard XRechnung: https://www.xoev.de/de/xrechnung
• Leitweg-ID: https://www.xoev.de/de/xrechnung#LID

FAQ

Was ist eine elektronische Rechnung?

Im Sinne der EU-Richtlinie handelt es sich bei der E-Rechnung um einen strukturierten Datensatz (in den bei Bedarf rechnungsbegleitende Unterlagen eingebunden werden können). Eine bildhafte Darstellung der Rechnung (beispielsweise als PDF) entspricht nicht den Anforderungen der Europäischen Kommission an eine elektronische Rechnung. Das bedeutet, dass der strukturierte Datensatz das Rechnungsoriginal ist.

Welcher Rechnungsstandard ist anzuwenden?
Der ZRE nimmt elektronische Rechnungen im Standard XRechnung und in anderen Formaten, die den Anforderungen der Europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entsprechen, entgegen. Der Standard XRechnung wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) herausgegeben.

Ab welchem Rechnungswert kann eine elektronische Rechnung gestellt werden?
Elektronische Rechnungen können unabhängig vom Rechnungswert an die Stadt Ellwangen gestellt werden.

Was ist eine Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID ist eine Form der elektronischen Adresse einer Verwaltungsbehörde. Sie ist ein eindeutiges Kriterium für die Adressierung und Weiterleitung der E-Rechnung an den Rechnungsempfänger. Diese ist bei der Übermittlung einer E-Rechnung zwingend anzugeben.

Wer ist für die Erstellung der Leitweg-ID verantwortlich?
Für die Stadt Ellwangen wird die Leitweg-ID zentral von der Abteilung ZSD/T (Zentrale Steuerung und Dienste / Team IT) zur Verfügung gestellt.

Ab wann gilt die elektronische Rechnung als eingegangen?
Die elektronische Rechnung gilt als eingegangen, sobald sie erfolgreich an den Zentralen E-Rechnungseingang Baden-Württemberg (ZRE) übermittelt wurde.